Rabu, 29 Februari 2012

PENULISAN DIRECT REQUEST

A. Pengorganisasian Direct Request
Direct request atau permintaan langsung sering diartikan sebagai permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face).Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.
Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile, atau e-mail.
Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct request).
Bagaimana pengorganisasian direct request ?. Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selnjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya.
Cara yang baik untuk menyusun dairect request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request. Sebagai contoh, “saya senang sekali ....” atau “saya sangat berterima kasih ....”.
Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya, misalnya “saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku referensi yang anda tawarkan pada bulan januari 2005 yang lalu.
Pada bagian terkahir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Jawita bookstore”.
Organisasi direct request mencakup :

A. Pengorganisasian Direct Request
Direct request atau permintaan langsung sering diartikan sebagai permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face).Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.
Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile, atau e-mail.
Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct request).
Bagaimana pengorganisasian direct request ?. Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selnjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya.
Cara yang baik untuk menyusun dairect request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request. Sebagai contoh, “saya senang sekali ....” atau “saya sangat berterima kasih ....”.
Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya, misalnya “saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku referensi yang anda tawarkan pada bulan januari 2005 yang lalu.
Pada bagian terkahir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Jawita bookstore”.
Organisasi direct request mencakup :
1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci.
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.
2. Penjelasan rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk.
Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapat ditangani dengan segera, yang pertama, buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya, kedua, hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh sendiri.
3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

B. Permintaan Informasi Rutin
Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari seseorng atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu bertanya. Contoh permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan.
Surat-surat permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham. Oleh karena itu, ketika menulis surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan menulis pesan dalam ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan.
Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat bersal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
1. Permintaan di dalam organisasi
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dpat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki.
2. Permintaan ke luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu :
• dimana kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun)
• jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan
• cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut


C. Menulis Direct Request untuk Pengaduan
Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin. Surat tersebut bisa berbentu “surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuain (adjustment letter).
Kedua istilah tersebut berkaitan dengan masalah kepuasan konsumen. Dalam surat direct request, kita mungkin dapat meminta salahsatu dari berikut ini :
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak
4. Perbaikan gratis
5. Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak
6. Pembatalan atas suatu pesanan produk
7. Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur
Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan. Konsumen yang puas akan memberikan positif bagi suatu organisasi, sedangkan konsumen yang tidak puas akan berdampak negatif terhadap organisi tersebut.
Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :
1. Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya
2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan yang kita buat
3. Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat emosional.
4. Permintaan tindakan khusus
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap.

D. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
1. Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu :
• Ide pokok (main idea)
• Penjelasan rinci (explanations)
• Penutup (close courtsey)
Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih.
2.Surat Pesanan dan Reservasi
Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu :
• Pernyataan rinci apa yang kita pesan
• Metode pengirimannya
• Cara pembayarannya

E. Permintaan Kredit
Bagaimana kita dapat memperoleh kredit? Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada
2. Mengirimkan / melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya, dan jumlah besar kecilnya kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai dokumentasi penting dan prospek bisnis kita dimasa depan.
Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya

2 komentar:

Jangan lupa komentarnya ya!!!!!!